Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

ACEF du Sud-Ouest de Montréal est une personne morale à but non lucratif qui travaille avec des renseignements personnels dans le cadre de ses activités collectives et individuelles.

La politique suivante vise à assurer la protection des renseignements personnels des personnes ayant recours aux services de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal. La présente politique encadre la façon dont l’organisme collecte, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels qui lui sont transmis. La présente politique traite également de la façon dont l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal recueille les renseignements personnels par un moyen technologique.

Champ d’application et définitions

Cette politique s’applique aux permenant.es de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal ainsi que ses employé.e.s temporaires, contractuel.le.s, d’été et les stagiaires de l’organisme. Elle s’applique également au site web.

La politique vise tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la prestation de services de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal. Dans cette politique, un renseignement personnel est défini comme une information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier telle que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date et/ou l’année de naissance, l’adresse courriel, le code postal.

Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels

Dans le cadre de ses services, l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal se doit de récolter des renseignements personnels. Les informations sont utilisées dans le cas échéant pour être en mesure de rester en contact avec le.la participant.e pendant le processus d’accompagnement ainsi que pendant les suivis, de faire le suivi des paiements dans le cadre du prêt d’entraide, de compléter la demande de retrait REER dans le cadre des consultations AQTIS.

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal ne recueille que les informations nécessaires à la prestation de service.

Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal applique les principes suivants :

Consentement et collecte :

De façon générale, L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, parfois avec l’aide d’un proche ou d’un interprète au besoin. Cette collecte de données se fait avec la personne qui nécessite les services de l’organisme. Ces informations sont obtenues avec le consentement de la personne, sauf si une exception prévue par la loi est applicable.

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire des renseignements personnels.

Tous les renseignements demandés aux personnes ayant besoin de nos services sont demandés, car il y a une raison valable de le faire. L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal ne collecte pas des renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de service, à moins que ceux-ci servent à des fins statistiques, dans tel cas les personnes en sont informées et les renseignements seront anonymisés.

Le consentement verbal est utilisé lorsque l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal doit contacter un autre organisme ou une autre personne. La communication par l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal avec un tiers pour la collecte de données est toujours faite dans une nécessité pour la prestation de service.

Détention et utilisation :

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal n’utilise les renseignements personnels que pour les raisons stipulées lors de la collecte. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour la prestation de services demandée par la personne. Un nouveau consentement devra être demandé pour tous renseignements personnels additionnels nécessaires pour la prestation de services.

Dès que l’organisme souhaite utiliser ces renseignements pour une autre raison, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée.

Lorsque l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal souhaite utiliser les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toute autre communication, les renseignements seront préalablement anonymisés.

L’accès aux renseignements personnels sont limités aux employé.e.s de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal, tous soumis au code d’éthique et à la présente politique.

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal collecte aussi des données à travers des formulaires web intégrés à son site web ainsi qu’à travers la plateforme Zeffy.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. Les renseignements personnels des participant.es sont conservés 3 ans suite à la fin du service. Pour les personnes qui ont posé des actions désobligeantes envers le personnel qui ont mené à la fin de la relation ou à des restrictions entre elles et l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal leurs coordonnées seront gardées à vie.

Les documents contenant des renseignements confidentiels sont conservés dans des classeurs barrés ou dans une base de données.

Tous les dossiers papier seront détruits à l’aide d’une déchiqueteuse et les dossiers informatiques seront supprimés.

Responsabilités de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal

De manière générale, l’organisme est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal est l’adjointe à la coordination.

La personne responsable doit, veiller à assurer le respect de la législation applicable, de la politique et de modifier les pratiques au besoin. Elle tient à jour le registre des incidents. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de la personne responsable, les employé.e.s et le conseil d’administration désigneront une personne qui assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Bien que la responsabilité incombe à l’adjointe à la coordination, tous les permanent.es, les stagiaires, les employé.e.s contractuelles ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Sécurité des données

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal s’engage à mettre en place les mesures de sécurité raisonnable pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ses dossiers. Par exemple, les classeurs qui contiennent des renseignements personnels sont barrés à clé, nos postes d’ordinateurs ont tous des mots de passe, notre base de données est sécurisée par des mots de passe et nos comptes Office 365 sont sécurisés par l’identification à deux facteurs.

Droits d’accès et de rectification

Pour retirer, demander l’accès ou demander une rectification d’une information, la personne concernée doit le faire par écrit en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Dans la mesure que l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal n’est pas en mesure de respecter ses obligations légales ou d’honorer ses obligations contractuelles en raison d’un retrait de consentement. L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal se réserve le droit de cesser la prestation de ses services et qui étaient prévus à l’entente principale la liant à la personne qui a retiré son consentement.

Processus de traitement des plaintes et demandes

Réception

Pour porter plainte concernant l’application de ladite politique, les personnes doivent porter plainte en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être envoyées par courriel aux coordonnées se trouvant dans la section suivante.

Les informations suivantes sont requises dans la plainte :

Nom
Objet
Motif de la plainte

Traitement

Les plaintes et demandes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Approbation

La présente politique est approuvée par le conseil d’administration de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal et la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Camille Drouin
Adjointe à la coordination par intérim
c.drouin@acefsom.ca
514 362-1771 poste 227

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec l’adjointe à la coordination désignée comme personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal.

Publication et modifications

Tel que prescrit par la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelé Loi 25 la présente politique est publiée sur le site internet de l’ACEF du Sud-Ouest de Montréal. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Incident de confidentialité et/ou de sécurité

Un incident de confidentialité se produit lorsque d’un accès, une utilisation ou une communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi; de la perte d’un renseignement personnel ou de toute forme d’atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Un incident de sécurité se produit notamment lorsque les bureaux ou les systèmes informatiques sont pénétrés par des personnes non autorisées.

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal s’engage à suivre les obligations suivantes :

Tenir un registre des incidents de confidentialité;
En cas d’incident, prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;
En cas d’incident, aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal s’engage à faire une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée selon le guide fourni par la Commission d’accès à l’information du Québec dans les situations suivantes :

Tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.
Avant de procéder à une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec